Liebe Leserinnen und Leser,

dieses Jahr ist für Scriptor ein ganz besonderes – und auch nicht. Das Leben geht seinen ganz gewohnten redaktionellen Gang, aber andererseits sind 25 Jahre technische Dokumentation kein Pappenstiel. Das wollen wir nicht einfach im Tagesgeschäft untergehen lassen.

Deshalb: Neben Neuigkeiten rund um Scriptor, laden wir Sie zu einer kleinen Zeitreise ein. Wie war das noch mit dem Datentransfer in den 80er und 90er Jahren des vorigen Jahrhunderts, fragen wir?

An dieser Stelle allen ein frohes Osterfest, einige ruhige Ostertage und bis bald.

Ihre

Heike Hettwer

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Vorige Woche kam bei uns eine ganz durchschnittliche Bedienungsanleitung zur Auslieferung:

319 Seiten, DOCX-Format, 27 MB. Versand mittels Serververbindung zum direkten Download für den Kunden. Ganz normal heutzutage. Das war nicht immer so und vor nicht allzu langer Zeit war das der Alltag: die 27 MB hätten auf 3,5 Zoll Disketten ein stolzes Paket von ca. 20 Disketten ergeben. Ein Mitarbeiter hätte eine nicht unerhebliche Zeit aufgewendet, um die Daten intelligent zu splitten und zu speichern. Eine transportsichere Verpackung wäre nötig gewesen und auch der Postweg. Zu umständlich, zu langsam, zu teuer. Prähistorisch aus heutiger Sicht.

Jeder Schritt über CD-ROM und DVD bis zur direkten Vernetzung sparte Zeit und erweiterte die Möglichkeiten unserer Kunden. Scriptor freut sich auch nach 25 Jahren auf die weitere Entwicklung, sinnvolle Neuerungen und ihr Innovationspotential für die technische Redaktion.

Neue Norm für Übersetzungsdienstleistungen

Im April 2015 löst die weltweit gültige Norm Übersetzungsdienstleistungen - Anforderungen an Übersetzungsdienstleistungen (ISO/DIS 17100:2013); Deutsche Fassung prEN ISO17100:2013 die EN 15038:2006 ab. Was ist neu? Eine Zusammenfassung erwartet Sie demnächst hier.

Erstellung von technischen Anleitungen kombiniert mit dem Vor-Ort-Beratungsservice durch Scriptor

Damit der Wechsel von Word auf ST4 klappt…

In den letzten 10-15 Jahren haben bedeutende Entwicklungen die technische Dokumentation völlig verändert. Durch ständig steigende Datenmengen, verkürzte Lebenszyklen, vergrößerte Funktionsumfänge, schärfere Sicherheitsvorschriften und last not least die steigende Zahl an Übersetzungssprachen sind die Aufgaben in der technischen Redaktion rasant gestiegen und Zeitdruck ist zum ständigen Begleiter geworden.

Durch welche Maßnahmen lässt sich die Zukunft gestalten? Wo können Ansätze formuliert und Lösungen gefunden werden?

Ein Ansatz wäre die Aufstockung des internen Personalstamms, was nicht immer möglich ist.

Die optimale Lösung ist die Methodenänderung, d.h. weg von den Einzeldateien, hin zu einer datenbankorientierten Erstellung und Verwaltung der Daten. Dadurch kann es möglich werden, höhere Durchsätze schneller zu bewältigen. Zentrales Werkzeug dabei ist ein Redaktionssystem wie das von Scriptor verwendete Schema ST4.

Die Herausforderung

Es handelt sich um einen tiefgreifenden Methodenwechsel, der neue Redaktionsabläufe und neue Denkabläufe mit sich bringt. Dazu ist ein sehr umfangreiches Werkzeug zu erlernen und diverse Vorarbeiten sind zu erledigen. In der Regel sind die Altdokumentationen nicht ohne Bearbeitung migrierbar und die Befüllung erfordert Kenntnisse über Informationsarchitektur, Modularisierung und Metadatenvergabe. Dies alles kommt zum normalen Tagesgeschäft „on top“.

Drei – Säulen Methode von Scriptor

Gezielte Hilfe in der Einführungsphase bietet Scriptor. Durch die Kombination aus Erstellungsservice, Beratung mit ST4-Know-how und Einsatz beim Kunden kann diese heikle Phase begleitet werden. Flexibel und bedarfsgerecht durch die individuelle Mischung der Services.

Der Erstellungsservice in ST4 hilft mit praktischer Redaktionsarbeit dort, wo wirklich Not am Mann ist, nämlich lieferfähige Dokumentation zu erstellen und so in ST4 einzubringen, dass sie als Vorlage dienen kann.

Der Beratungsservice hilft beim Aufbau der grundlegenden Informationsstrukturen und beantwortet Fragen der Redakteure ohne Zeitverzug. Scriptor bietet Ihrer technischen Redaktion sachkundige Beratung auf dem Weg vom Word/Explorer-Verfahren zum Redaktionssystem ST4.

Diese Kombination aus praktischer Arbeit und Know-how-Transfer nimmt den Erstellungsdruck, lässt Rückstände in zu erstellender Dokumentation aufholen und schützt die Redaktion vor folgenschweren Methodenfehlern während der Einarbeitung in ST4.

Unseren Service beim Kunden bieten wir bundesweit an. Der fachliche Austausch mit der Redaktion im Unternehmen und die Erstellung von Texten beim Kunden ergeben in Kombination mit dem durch interaktive Medien unterstützten Beratungsservice eine höchst effektive, weil jederzeit anpassbare Lösung.

Wenn Sie Interesse haben an einem externen Redakteur mit Methoden- und Softwarekenntnissen in ST4, der flexibel einsetzbar ist, dann sind Sie bei uns richtig. Informieren Sie sich, sprechen Sie uns an. Wir freuen uns auf ein Gespräch.

Scriptor ist neuer Dienstleister für den Autoklavenhersteller
Systec GmbH

Der erfolgreiche Autoklavenhersteller Systec GmbH mit den Standorten Linden und Osnabrück entwickelt, produziert und vertreibt weltweit Dampfsterilisatoren und Medienpräparatoren für Labore. Mit dem Konzept der kundenspezifischen Anpassung von Standardgeräten durch Verbauung von diversen technischen Extras hat Systec sich durchgesetzt und konnte in den letzten Jahren stark wachsen.

Individuelle Autoklaven - standardisierte Dokumentation?
Das Konzept, ein Standardgerät durch kundenspezifische Extras zu individualisieren, ist für die technische Dokumentation extrem herausfordernd. Es gilt, zwischen den beiden Extremen Sondermaschinenbau-Anleitung und Seriendokumentation das Optimum zu finden. Beide Varianten wurden als wenig vorteilhaft eingestuft und verworfen. Die Sondermaschinenanleitung ist hinsichtlich Durchsatz, Arbeit und Kosten zu aufwändig, die Seriendokumentation zu umfangreich. Damit wird sie unübersichtlich und benutzerunfreundlich, da die Serien von Hause aus eine Vielzahl von Modellen umfassen.

Die Lösung, die Scriptor hier anbieten konnte, basiert auf der technischen Abgrenzung von Modellen innerhalb einer Serie kombiniert mit den möglichen technischen Optionen für die jeweilige Modellgruppe. Basierend auf dieser Grundidee wurden aus den alten 7 Anleitungen 22 neue Anleitungen. Diese definieren sich durch die Standardfeatures und die Anzahl technischer Optionen.

Warum ist diese Anzahl vorteilhaft und handhabbar?

Für jeden Autoklav wurde früher vor der Auslieferung ein Optionenreport ausgestellt, um die Anleitung zu „individualisieren“. Durch die Verwendung des Redaktionssystems ST4 kann dies jetzt entfallen. Dort ist die Informationsarchitektur und Variantenspezifikation so möglich, dass die breite Variantenpalette automatisiert publiziert werden kann.

Einige Vorarbeiten waren nötig, um diesen Benefit zu verwirklichen. Die Anleitungsstruktur wurde vollständig neu definiert und diverse Texte komplett überarbeitet, es konnte aber auch vieles übernommen werden, um das Rad nicht neu zu erfinden.

Das neue Layout der Publikation stellt den Neuanfang auch optisch vorteilhaft dar, und lässt die Betriebsanleitung als Dokument des Hauses Systec erkennen.

Unser Team wird die Zusammenarbeit weiter entwickeln, wir streben noch intensivere Produktkenntnisse an, um neue Publikationsformen und auch im Servicebereich zukunftsfähige Anleitungen zu entwickeln. Wir freuen uns über die Zusammenarbeit.

Weitere Informationen zum Unternehmen finden Sie auf der Homepage unter: www.systec-lab.de